Beberapa minggu lalu, saya dihubungi oleh pengelola Smart Logistics Indonesia untuk menjadi moderator di acara webinar yang diselenggarakan oleh mereka. Ini adalah cerita keseruan dan pengalaman saya menjadi moderator pada logistics talk ini.
Apa Itu Smart Logistics Indonesia?
Smart Logistics Indonesia sebenarnya merupakan sebuah eksibisi yang dikelola oleh PT. Omni eComm Expo. Direncanakan akan diadakan pada bulan maret 2021. Kamu bisa kunjungi website mereka untuk mengetahui lebih lanjut mengenai eksibisi ini.
Warming Up Dengan Webinar
Sebagai warming up penyelenggaraan eksibisi tersebut, pihak Omni Comm Expo, menyelenggarakan webinar dengan tajuk Logistics Talks. Rencananya Logistics Talk dalam format webinar ini akan diadakan secara berkala dan rutin dengan berbagai topik dan nara sumber yang beragam.
Logistics Talk Yang Pertama
Ini adalah even logistics talk yang pertama. Pada kesempatan ini, saya diminta untuk menjadi moderator. Awalnya saya belum mengetahui topik yang akan menjadi tema dalam Logistics Talk ini. Saya hanya tahu bahwa webinar ini masih dalam lingkup bidang logistik. Kemudian, setelah first brief, saya baru tahu bahwa topiknya adalah “The Implementation of Smart Logistics in making Indonesia 4.0”. Sungguh ini sangat menarik buat saya. Bahkan, jika saya bukan diposisi moderatorpun, saya akan buru-buru mendaftar.
Logistics Talk ini diadakan pada hari kamis, 30 Juli 2020 pada pukul 15.30 hingga 16.30.
Siapa Narasumber Yang dihadirkan
Sama seperti topik yang belum saya ketahui, narasumbernya juga belum saya dapatkan informasinya. Pada saat first brief itulah saya baru ketahui siapa narasumber yang akan hadir. Ternyata ada 3 narasumber yang dihadirkan. Yang pertama adalah bapak Erwin Raza, kemudian DR Cris Kuntadi dan bapak Ardi Kurniawan. Jujur saya, hanya bapak Erwin Raza yang saya kenal, sedangkan kedua pembicara lainnya belum saya kenal.
Bagaimana Saya Mempersiapkannya
Persiapan yang saya lakukan adalah dengan mencoba menggali informasi tentang para pembicara. Selain itu saya juga berusahan untuk memperkaya dengan berbagai informasi tentang topik dalam webinar tersebut. Sisanya, secara teknis saya sangat dibantu oleh pihak Omni Comm Expo selaku pengelola Smart Logistics Indonesia mulai dari brief, round down acara hingga clue card. Saya tinggal arrange dan mengisi bridging dari pokok-pokok acara. Selain itu juga melakukan manajemen perencanaan di sisi waktu pada saat webinar nanti, mengingat waktu yang diberikan hanya satu jam dengan 3 pembicara. Selama proses persiapan, saya banyak dibantu oleh mas Kendy, selaku project manager dari acara ini serta juga dengan tim lain dari Smart Logistics Indonesia. Kita melakukan komunikasi secara intens, baik melalui email maupun whatsapp.
Ada beberapa hal yang cukup menarik buat saya mengenai teknis pelaksanaan webinar ini. Yang pertama adalah pemakaian baju cerah dan tidak bergaris-garis, dan yang kedua adalah mengatur kamera di posisi eye-level serta berada center di depan kamera. Kedua hal teknis ini sering diabaikan pada saat webinar. Namun memang ada alasan kuat kenapa ini harus dilaksanakan. Yang pertama, pakaian terang akan membantu kontras di kamera, sedangkan pakaian garis-garis akan mempengaruhi tampilan kamera. Posisi kamera yang dibuat tepat di depan mata juga merupakan posisi terbaik, agar kita terlihat menatap langsung ke audiens.
Tibalah di Hari-H
Pada hari H, sekitar pukul 10.00, saya kembali di brief oleh tim dari Smart Logistics Indonesia, terutama yang berkaitan teknis pelaksanaan pada saat saya menjadi moderator nanti. Kemudian pada pukul 14.55, saya join ke ruang zoom panelis, di sana sekali lagi di brief bersama para narasumber. Dan tibalah saatnya memoderasi webinar ini.
Tantangannya
Inilah tantangan menjadi moderator. Sebenarnya saya cukup lumayan intensitasnya menjadi penyampai materi dalam webinar. Selain itu, saya juga beberapa kali menjadi moderator dari sebuah webinar. Menariknya, webinar yang sering saya ikuti jarang sekali yang memperhatikan waktu. Nah di dalam webinar kali ini, saya merasa waktu yang diberikan sangat ketat. Kami hanya punya waktu selama 1 jam dengan 3 narasumber. Akhirnya fungsi time keeper yang kejam dari seorang moderator harus dijalankan.
Beberapa narasumber seperti pak Erwin dan pak Ardi terpaksa mempercepat pembahasannya. Jujur saya merasa “eman” karena materinya keren dan saya yakin, seperti halnya saya, partisipan pastinya juga butuh informasi yang gamblang dari pemaparan tersebut. Tetaapi karena waktu yang terbatas, ya mau tidak mau pemaparan tersebut harus dipotong.
Begitupula pada saat sesi Q&A yang saya yakin banyak pertanyaan-pertanyaan bagus yang disampaikan, tetapi tidak sempat semua bisa dibacakan. Untungnya dari pihak penyelenggara mempunyai platform yang bisa menampung diskusi dari pertanyaan-pertanyaan yang belum terbacakan. Kamu bisa masuk ke platform interchange yang dikelola oleh Smart Logistics Indonesia.
Dari keseluruhan, acara ini terbilang sukses. Peserta yang mengikuti webinar ini mencapai 200 orang lebih. Menurut saya ini keren, karena acara diadakan pada sore hari dan esok harinya adalah hari libur. Meski acara ini menjadi molor dengan berakhir pada pukul 16.40, tetapi harapannya banyak insight yang bisa didapatkan dari Logistics Talk ini.
Untuk rekaman dari webinar ini, kamu bisa tonton di page facebook Smart Logistics Indonesia.
Pengalaman Yang Sangat Menarik
Ini adalah pengalaman saya menjadi moderator yang sangat menarik. Terutama dalam manajemen webinar. Saya jadi tahu mengelola webinar secara profesional seperti apa. Termasuk juga penggunaan aplikasi pengelola Zoom. Selama ini saya hanya memakai zoom secara langsung, ternyata ada juga aplikasi yang fungsinya untuk mengelola zoom.
Selain itu saya juga bisa dikenalkan secara langsung dengan para nara sumber seperti pak Erwin Raza, DR Cris Kuntadi dan pak Ardi Kurniawan. Semoga bisa bekerja sama lagi dengan mereka di lain waktu.
Overall, saya merasa ini adalah pembelajaran baru buat saya. Thanks untuk para narasumber dan Smart Logistics Indonesia.