Melakukan analisa terhadap suatu bisnis proses sangat terbantukan jika kita membuat diagram alur / flowchart. Dari diagram alur ini, kita bisa memahami langkah demi langkah bagaimana suatu proses dijalankan, selanjutnya kita bisa melakukan analisa lebih lanjut mengenai proses yang kita amati.
Pelajaran mengenai diagram alur ini saya dapatkan pada bangku kuliah dahulu, lebih tepatnya pada mata kuliah Analisa Sistem Informasi. Yups, benar. Teman-teman yang berkuliah di jurusan Sistem Informasi sangat familiar dengan diagram alur. Karena sebelum membuat suatu sistem informasi atau aplikasi, kita harus memahami proses bisnisnya dengan bantuan diagram alur ini.
Sampai saat ini, saya selalu menggunakan diagram alur untuk memahami suatu proses bisnis. Contohnya adalah di tulisan saya mengenai SOP Penerimaan Barang di Gudang.
Untuk membuat diagram alur ini bisa dibilang gampang-gampang susah. Perlu ketelitian dan sifat rasa ingin tahu yang tinggi agar bisnis proses yang diamati bisa semakin detail. Nah jika sudah mendapatkan informasi mengenai bisnis porses, selanjutnya akan dibuatkan diagram alurnya.
Sesuai namanya, diagram alur ini adalah aliran dari proses. Untuk mempermudah cara pembacaan dari diagram ini, maka dibuatlah notasi / gambar yang mencerminkan kejadian dari bisnis proses yang kita akan lakukan.
Notasi dalam diagram alur cukup banyak. Namun saya sarankan untuk memakai notasi yang sederhana saja agar kita tidak dibingungkan dengan cara penggunaan notasinya.
Berikut adalah enam notasi diagram alur sederhana yang bisa kita gunakan
1. Bentuk Kotak
Bentuk kotak ini digunakan untuk tindakan/langkah proses.
2. Bentuk Berlian
Bentuk Berlian dipergunakan untuk keputusan
3. Bentuk huruf D
Bentuk huruf D, dipergunakan untuk penundaan atau melakukan pekerjaan berulang
4. Bentuk Lingkaran kecil
Lingkaran kecil dipergunakan sebagai konektor halaman dalam suatu proses yang sama
5. Bentuk Home Plate
Home plate dipergunakan sebagai konektor ke proses lainnya.
6. Bentuk Oval
Bentuk oval dipergunakan sebagai notasi penghentian proses.
Keenam notasi tersebut adalah notasi sederhana yang paling sering digunakan dalam pembuatan diagram alur, serta memudahkan memahami proses yang ada dalam diagram.