Perpindahan ibukota negara republik Indonesia dari daerah khusus ibukota Jakarta ke wilayah administratif kabupaten Penajam Paser Utara dan kabupaten Kutai Kertanegara di propinsi Kalimantan Timur sudah tertuang di dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional 2020-2024. Dibalik hal tersebut, tentu sudah ada perencanaan matang yang telah dipersiapkan. Kali ini saya akan mengulas apa sajakah yang harus diperhatikan pada persiapan logistik untuk ibukota baru.
Sebelumnya saya sudah berusaha untuk mencari referensi mengenai kesiapan ataupun perencanaan dari sisi logistik untuk ibukota baru ini baik dari dari berbagai contoh beberapa ibukota negara lain yang memindahkan ibukotanya maupun referensi lainnya, namun hingga saat ini saya belum menemukan referensi yang tepat. Oleh sebab itu, pada tulisan ini saya buat sebagai gambaran awal tentang persiapan logistik untuk ibukota baru.
Pengelolaan logistik, pada prinsipnya adalah melakukan rangkaian proses yang meliputi mulai dari melakukan perencanaan, pelaksanaan hingga melakukan pengendalian kualitas dari penyimpanan dan aliran barang kepada konsumen. Dalam proses tersebut, paling tidak ada hal yang berkaitan erat dengan aktifitas logistik, yaitu transportasi, warehouse dan sumber daya manusia. Berkaitan dengan ketiga bagian utama dalam aktifitas logistik tersebut, berikut ini adalah pemaparan detailnya.
1. Transportasi
Dari sisi transportasi perlu dipersiapkan semenjak awal. Proses awal untuk ibukota baru ini tentunya memerlukan berbagai mobilisasi baik dari sisi orang maupun barang. Begitu pula jika ibukota baru ini sudah mulai digunakan, tentunya banyak kebutuhan logistik yang diperlukan. Oleh sebab itu, perlu diperhatikan tentang faktor transportasi, baik mengenai mobilisasi kendaraan yang akan berjalan di dalam ibukota tersebut, maupun kendaraan dari luar.
Yang harus diperhatikan berikutnya adalah masalah akses. Salah satu keunggulan dari ibukota baru ini adalah sudah terdapat fasilitas bandara, pelabuhan maupun jalan dengan akses tol. Namun yang perlu diperhatikan juga tentang akses di dalam ibukota baru tersebut.
2. Warehouse
Warehouse fungsinya adalah sebagai sarana penyimpanan. Beberapa potensi penggunaan warehouse di ibukota baru antara lain digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip, penyimpanan asset maupun untuk penyimpanan peralatan kantor seperti alat tulis kantor (ATK).
Untuk itu harus direncanakan tentang model warehouse di ibukota baru. Saya mengusulkan agar pengelolaan warehouse tersebut nantinya bisa dikelola secara terpusat, tidak terpisah-pisah antara departemen yang satu dengan yang lainnya serta tidak dikelola secara mandiri di masing-masing gedung.
Dengan pengelolaan secara terpusat, maka setiap barang yang disimpan dapat dikelola dengan baik, juga dapat dengan mudah untuk dikendalikan. Seperti misalnya berkaitan dengan alat tulis kantor, maka kebutuhan dan persediaan dapat dikelola dengan baik.
Seperti yang saya tuliskan di awal, bahwa aspek logistik berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan hingga pengendalian, maka sebagai contohnya alat tulis kantor dapat dikendalikan kebutuhannya secara terpusat. Sehingga pengadaan alat tulis kantor dapat dikelola secara efektif dan efisien.
Namun tantangan pengelolaan logistik secara terpusat adalah memastikan agar konsumen dalam hal ini semua instansi yang ada di ibukota baru ini dapat terlayani secara optimal.
3. Sumber Daya Manusia
Yang ketiga adalah tentang sumber daya manusia di bidang logistik. Seperti usulan yang sudah saya sampaikan sebelumnya, bahwa pengelolaan logistik yang terpusat di ibukota baru ini akan memberikan kelebihan dari sisi pengelolaan logistik yang lebih efektif dan efisien.
Logistik yang terpusat akan bisa menggunakan model logistik yang modern yang berfokus pada pengelolaan operasional logistik berdasarkan perencanaan dan menekankan pada perbaikan yang berkelanjutan (Continous Improvement). Oleh sebab itu, sumber daya manusia yang akan mengelola logistik di ibukota yang baru harus ditekankan pada penguasaan pengelolaan dengan menggunakan model logistik yang modern ini.
Persiapan harus Terus Berlanjut
Meski masih dalam suasana menghadapi pandemi Covid 19, namun persiapan perpindahan ibukota negara republik Indonesia ini harus tetap dijalankan. Ketiga bagian utama dalam logistik tersebut harus benar-benar dipersiapkan dengan matang. Selain itu, berkaitan dengan perencanaan, juga harus dipersiapkan juga dukungan logistik untuk menghadapi contingency plan. Tentu ini akan menjadi bahasan lainnya nanti yang akan berkaitan dengan masalah kedaruratan, namun menjadi salah satu hal yang penting untuk juga dipersiapkan.