Bagi pengelola pergudangan dengan fokus utama untuk melakukan penyimpanan barang juga akan menghadapi berbagai tantangan dalam melakukan pengelolaan gudang. Pada tulisan kali ini, saya akan memaparkan apa saja tantangan yang akan dihadapi oleh pengelola gudang.
Sebagai pendahuluan, saya ingin menyampaikan tentang dasar pengelolaan gudang. Setidaknya ada enam hal yang harus diperhatikan dalam melakukan pengelolaan gudang, antara lain:
- Accuracy
Dalam melakukan pengelolaan gudang, kunci utamanya adalah akurasi pada stok yang disimpan. - Cost Control
Untuk melakukan pengelolaan gudang harus dipastikan bahwa semua biaya yang harus dikeluarkan sudah dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Ini dilakukan agar semua biaya untuk menjalankan operasional di gudang dapat terkontrol. - Efficiency
Menggunaan waktu, biaya dan tenaga sesuai dengan porsinya harus dilakukan, agar tidak terjadi pemborosan sumber daya. Dengan demikian efisiensi pada pengelolaan gudang dapat tercapai. - Cleanliness
Kebersihan gudang harus diperhatikan. Dengan gudang yang bersih, maka banyak hal yang bisa didapatkan. Misalnya akses jalan di dalam gudang jika bersih maka tidak akan menghambat perpindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya. - Safety
Pengelolaan keselamatan menjadi salah satu hal yang diperhatikan dalam pengelolaan gudang. Dengan jaminan keselamatan pada pekerja dan perangkat kerja yang digunakan serta area gudang, maka diharapkan akan memperkecil terjadinya resiko kecelakaan di area gudang. - Security
Dan yang terakhir adalah area gudang yang aman. Harus dipastikan bahwa area gudang bisa terkontrol dalam pengelolaan keamanannya.
Keenam hal tersebut perlu diperhatikan ketika akan melakukan pengelolaan gudang. Namun untuk bisa mengelola gudang, ada juga tantangan yang harus dihadapi. Beberapa tantangan pengelolaan gudang yang sering muncul adalah sebagai berikut:
Warehouse Space
Pada pengelolaan gudang, kapasitas suatu warehouse dibatasi oleh luasan gudang. Namun untuk melakukan ekstensi space dengan luasan gudang yang terbatas kita masih bisa melakukannya dengan cara memasang racking. Tentu saja hal ini sangat tergantung pada jenis, volume dan berat barang yang disimpan. Namun sebagai pengelola gudang harus bisa melakukan pengelolaan gudang dengan space yang terbatas tersebut.
Kendala yang paling sering muncul misalnya kesalahan layout. Maka mau tidak mau yang harus dilakukan adalah melakukan layout ulang.
Kendala lainnya adalah kehabisan space. Kehabisan space bisa disebabkan banyak hal, misalnya prediksi arus barang yang salah. Namun sebagai pengelola gudang tetap harus cermat dalam mengatasi hal tersebut. Beberapa hal yang mungkin bisa dilakukan misalnya menumpuk seoptimal mungkin barang-barang yang bisa ditumpuk. Kemudian juga bisa memanfaatkan sebagian aisle/jalan di dalam gudang.
Agar tidak terjadi lagi kendala kekurangan space, maka pengelola gudang harus proaktif untuk terus melaporkan kapasitas space. Kemudian juga proaktif untuk melakukan pemampatan space yang sudah kosong.
Inventory Accuracy
Tantangan lain pada pengelolaan gudang adalah memastikan inventori yang akurat. Artinya apa yang sudah dicatatkan dalam dokumen inventory sesuai dengan apa yang tersimpan di dalam gudang. Ada beberapa hal yang bisa dilakukan untuk memastikan akurasi inventori bisa terjaga. Yang pertama memastikan bahwa sudah melakukan pencatatan yang benar pada barang yang masuk ke gudang ataupun pada barang keluar dari gudang. Hal yang perlu dicatat adalah kuantiti barang yang masuk atau keluar serta lokasi penempatan penyimpanan barang. Pencatatan ini dapat dilakukan dengan media file worksheet, ataupun pemakaian aplikasi Warehouse Management System (WMS).
Yang kedua adalah memastikan adanya Standard Operating Procedure (SOP) terutama yang menyangkut dengan pencatatan barang masuk dan keluar dan penempatan barang. Dengan adanya SOP, maka setiap pekerja di gudang tidak ragu lagi ketika melakukan pekerjaannya. Misalnya harus menaruh barang di mana ketika barang datang.
Picking Optimization
Tantangan lainnya adalah pada proses pengambilan barang ketika ada permintaan barang keluar. Strategi pengambilan barang ini diperlukan agar efisiensi yang menyangkut pada tenaga dan waktu bisa tercapai. Mengapa harus melakukan optimasi pada strategi picking? Karena pastinya resource di gudang terbatas. Resource ini misalnya tenaga manusia, alat bantu (forklift) serta waktu jam kerja yang terbatas. Oleh sebab itu, pengelola gudang harus memastikan dapat melakukan optimalisasi pada proses picking. Ada berbagai macam strategi picking yang bisa dipakai, misalnya wave picking. Namun sekali lagi hal ini tetap harus menyesuaikan dengan kondisi gudang yang dikelola.
Inventory Location
Penataan lokasi inventori juga menjadi tantangan bagi pengelola gudang. Hal ini untuk memastikan bahwa pergerakan barang tidak terhambat. Selain itu juga yang bisa dilakukan adalah menempatkan barang yang cepat keluar ditempatkan pada posisi yang paling dekat dengan pintu keluar.
Communication
Tantangan berikutnya adalah komunikasi yang terjadi di dalam gudang, baik itu komunikasi antar pekerja ataupun komunikasi antar departemen atau divisi. Misalnya jika ada beberapa permintaan barang, manakah yang harus dipersiapkan terlebih dahulu. Untuk hal tersebut maka perlu dikomunikasikan permintaan mana yang akan dikerjakan terlebih dahulu.
Inaccurate Document
Ketidakakuratan dokumen adalah tantangan lain yang harus dihadapi oleh pengelola gudang. Yang sering terjadi adalah informasi yang ada pada dokumen penyerta baik untuk barang masuk maupun barang keluar yang tidak akurat. Akibatnya bisa menimbulkan kebingungan dan mengakibatkan pekerjaan di dalam gudang menjadi terhambat.
Time Management
Pengelolaan waktu juga menjadi satu tantangan bagi pengelola gudang. Ada batasan waktu yang berkaitan jam kerja, maka pengelola gudang harus memastikan bahwa jam kerja yang diberikan tersebut cukup. Harus dihindari adanya lembur, karena banyaknya lembur menunjukkan ketidakefisienan pada pengelolaan waktu dan mungkin juga terjadi karena kekurangan tenaga kerja. Meski pada saat lembur memberikan kompensasi berupa uang lembur kepada pekerja, namun juga tetap harus memperhatikan faktor kelelahan pada pekerja.
Tantangan Lainnya
Selain tantangan-tantangan yang sudah diulas sebelumnya. Masih banyak tantangan lainnya yang bisa timbul pada saat melakukan pengelolaan gudang. Misalnya bagaimana mengatasi permintaan barang yang berfluktuatif pada masa tertentu. Dan tentunya hal ini akan berpengaruh pada tenaga kerja yang diperlukan serta manajemen waktu yang sudah direncanakan.
Tantangan lainnya misalnya pada gudang yang melayani langsung pelanggannya. Permasalahan bisa saja muncul, dikarenakan pelanggan tidak memahami aturan dalam pengelolaan gudang, misalnya minta barang yang diminta dipersiapkan lebih dahulu daripada pelanggan lainnya.
Kemudian berkaitan dengan upah tenaga kerja, pengelola gudang harus menghadapi efisiensi penggunaan tenaga kerja karena upah tenaga kerja yang tinggi. Maka mau tidak mau harus dilakukan perhitungan untuk jumlah tenaga kerja yang direkrut untuk bekerja di gudang.
Selain itu masih banyak tantangan lain yang harus dihadapi oleh pengelola gudang misalnya lokasi gudang di banyak tempat, life cycle suatu produk yang pendek, diversifikasi produk yang beragam, masalah pengontrolan kualitas, cara mengelola barang yang rusak dan juga masalah globalisasi.
Demikian beberapa tantangan pengelolaan gudang yang harus dihadapi oleh para pengelola gudang. Semoga tulisan ini bisa bermanfaat.