Hai, kali ini saya mau mengulas tentang Standard Operating Procedure (SOP) barang masuk. Untuk file PDFnya bisa anda download di bagian bawah dari tulisan ini.
Di dalam proses pengelolaan pergudangan untuk penyimpanan barang, maka akan ada suatu proses untuk memasukkan barang ke dalam gudang. Saya merangkumnya menjadi 4 (empat) proses yang menjadi tahapan dalam proses barang masuk.
Proses 1, menerima informasi barang masuk.
Dalam tahapan ini, kita terlebih dulu mendapatkan informasi barang yang masuk. Informasi bisa didapatkan sebelumnya melalui email, telepon, sms dan media lainnya dengan jangka waktu tertentu sebelum barang masuk. Selain itu informasi juga bisa didapatkan ketika barang yang akan masuk sudah tiba di gudang kita. Aturan mengenai batasan waktu penerimaan informasi sangat tergantung dari aturan yang dibuat oleh masing-masing pengelola gudang. Ada yang mensyaratkan bahwa informasi mengenai barang yang masuk harus diterima minimal satu hari sebelumnya atau ada yang tidak memberikan batasan waktu tertentu. Hal ini akan berkaitan dengan proses pengaturan gudang. Misalnya untuk gudang yang meminta batasan waktu pemberian informasi satu hari sebelumnya diperlukan untuk melakukan persiapan sumber daya manusia yang diperlukan ataupun persiapan lokasi barang yang akan masuk tersebut.
Proses 2, memastikan bahwa barang yang akan masuk sudah siap diterima.
Kesiapan ini berkaitan dengan sumber daya manusia, perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan untuk menangani barang masuk dan juga lokasi penempatan barang yang akan masuk.
Proses 3, proses penerimaan barang masuk.
Terjadi pada hari H, di mana barang sudah tiba di gudang. Yang perlu dilakukan adalah menyiapkan check list barang yang masuk. Jika sebelumnya sudah diinformasikan daftar barang apa saja yang masuk misal dengan detail nama barang, kode barang, jumlah, ukuran volume, berat maka daftar barang ini bisa dijadikan sebagai dokumen check list barang. Pastikan bahwa ada petugas gudang yang bertanggung jawab untuk melakukan pengecekan barang berdasarkan dokumen tersebut. Jika tidak ada informasi detail barang yang akan masuk, maka barang yang masuk dicatat satu persatu sesuai detail yang diperlukan, misal seperti nama barang, kode barang, jumlah, volume dan berat. Detail informasi barang yang perlu dilakukan pengecekan tergantung dari peraturan pengelolaannya. Semisal hanya perlu mencatatkan kode barang dan jumlahnya saja, maka di petugas penerima barang masuk di gudang cukup melakukan pengecekan berdasarkan kode barang dan jumlahnya saja. Yang perlu dipastikan selain detail informasi barang yang masuk adalah kondisi barang pada saat datang ke gudang kita. Jika diperlukan, sebaiknya barang yang akan masuk tersebut difoto, baik pada saat barang masih ada di atas kendaraan pengangkut maupun pada saat diturunkan. Pastikan semua proses tercatat di dalam dokumen check list barang.
Proses 4, proses pembuatan dokumen serah terima barang.
Ini adalah proses terakhir dalam proses penerimaan barang yang masuk ke dalam gudang yaitu proses pembuatan dokumen serah terima barang. Dokumen serah terima barang ini sangat penting, karena di dalamnya kita bisa memberikan informasikan beberapa detail berikut dari barang masuk:
- Informasi siapa pembawa barang ke gudang
- informasi nomer surat sebagai referensi barang masuk ke gudang jika ada, misal nomer surat jalan, nomer Purchase Order (PO)
- Waktu (Tanggal dan jam) barang tiba di gudang
- Waktu (Tanggal dan jam) barang mulai bongkar.
- Waktu (Tanggal dan jam) barang selesai bongkar.
- Detail barang yang diterima (nama barang / kode barang / jumlah / volume / berat)
- Kondisi barang yang diterima (Bisa dilengkapi dengan foto)
- Petugas gudang yang menerima barang
Dokumen ini ditanda tangani oleh pembawa barang yang dilengkapi dengan nama, nomer telepon yang bisa dihubungi, bisa juga ditambah dengan email dan dilengkapi dengan copy identitas dari pembawa barang. Dari pihak gudang juga memberikan tanda tangan di dokumen tersebut yang juga dilengkapi dengan nama, nomer telepon dan jabatan.
Dokumen ini dibuat rangkap, bisa dibuat dua rangkap, tergantung dari kebutuhan dokumentasi. Misal jika dibuat rangkap dua, rangkap pertama diberikan kepada pembawa barang untuk diteruskan kepada pengirim barang, rangkap kedua sebagai dokumen administrasi di gudang. Dokumen ini dilengkapi lampiran dokumen checklist barang.
Berikut ini file contoh Standard Operating Procedure (SOP) barang masuk yang bisa didownload.
Untuk penjelasan lebih lanjut mengenai notasi yang digunakan pada dokumen SOP ini, dapat dibaca lebih lanjut pada tulisan Mengenal Enam Notasi Sederhana Untuk Membuat Diagram Alur / Flowchart
Demikian bahasan tentang sop barang masuk, semoga bisa bermanfaat yang lain. Untuk bahasan tentang logistik lainnya bisa di buka di kumpulan artikel dalam kategori logistik.