Mengenal Aktifitas Pengadaan Barang dan jasa
Tulisan ini adalah bagian Pertama dari Strategi Memenuhi Kebutuhan Layanan Logistik dari sudut pandang bagian pengadaan
Aktifitas pengadaan barang dan jasa atau yang disebut dengan purchasing / procurement adalah salah satu aktifitas inti di dalam supply chain management. Secara tugas, purchasing dan procurement mempunyai peran yang berbeda. Purchasing ditugaskan untuk membeli barang-barang kebutuhan, sedangkan procurement ditugaskan untuk peran yang lebih luas, misalnya selain membeli bagian procurement juga melakukan kegiatan penyewaan peralatan.Peran bagian pengadaan ini menjadi sangat vital, mengingat kegiatan perusahaan dalam aktifitas produksinya harus terus berjalan dan menuntut selalu tersedianya bahan baku atau pendukung yang dibutuhkan.
Di dalam proses kegiatan pengadaan ada dua strategi yang dilakukan oleh bagian purchasing/procurement. Yang pertama adalah melakukan secara swadaya pemenuhan kebutuhan barang dan jasa untuk organisasi perusahaan atau yang strategi yang kedua adalah membeli atau menggunakan pemasok. Pemilihan kedua strategi ini dapat dilakukan dengan beberapa pertimbangan antara lain:
1. Faktor biaya dan kualitas
Menemukan titik temu yang optimal antara biaya yang harus dikeluarkan dengan kualitas yang didapat. Dengan membandingkan antara melakukan pengadaan secara swadaya dibandingkan dengan menggunakan pemasok.
2. Keunggulan produksi
Jika sesuatu yang akan dilakukan pengadaan tersebut merupakan keunggulan komparatif yang menjadi diferensiasi dengan perusahaan lainnya, sebaiknya pengadaan dilakukan secara swadaya di dalam perusahaan.
3. meningkatkan utilitas sumber daya sendiri
Dapat dilakukan pengadaan secara swadaya jika sumber daya yang dimiliki sendiri masih bisa dipergunakan, dengan demikian utilitas sumber daya tersebut dapat meningkat.
4. keahlian khusus / sertifikasi
Beberapa pengadaan memerlukan suatu keahlian atau sertifikasi khusus. Hal ini menjadi pertimbangan, apakah perusahaan memiliki keahlian khusus tersebut atau tidak.
Dengan berbagai pertimbangan di atas, maka bagian pengadaan bisa menentukan apakah akan melakukan pengadaaan secara swadaya ataupun dengan memakai pemasok. Yang perlu diperhatikan oleh bagian pengadaan jika memakai pemasok mengenai kesesuaian antara spesifikasi yang dibutuhkan, jumlah dan harga serta ketersediaannya.
Secara umum ada enam tugas dari bagian pengadaan dapat dirangkum sebagai berikut:
- Bagian pengadaan memperoleh barang dan layanan dari pemasok pada jumlah, harga, dan kualitas yang sesuai kebutuhan
- Bagian pengadaan harus memastikan perusahaan memperoleh pelayanan terbaik dari pemasok, sehingga proses operasi di perusahaan berjalan lancar
- Bagian pengadaan melakukan identifikasi pemasok yang mampu menyediakan barang dan layanan terbaik dan membina hubungan baik
- Bagian pengadaan menjalin hubungan yang lebih dekat dengan pemasok untuk saling memahami kebutuhan masing-masing
- Bagian pengadaan melakukan negoisasi biaya pembelian dan pengadaan barang
- Bagian pengadaan mempersiapkan kemungkinan akan kelangkaan barang, kenaikan harga, dan rencana pengembangan produksi baru organisasi
