Suatu saat ada tim saya yang menyampaikan kepada saya begini
“Pak, saya mau merubah flow dari proses bisnis di bagian POD, karena saya lihat sepertinya ada kelebihan orang di sana, dan bisa diringkas menjadi cukup satu orang”
Wah menarik banget pendapatnya, apalagi ini menyangkut efisiensi. Namun saya bertanya apa dasarnya harus dijadikan satu. Jawabannya adalah karena mereka melakukan pekerjaan yang sama. “Oya? really like that?”
Ok, mari kita breakdown benarkah seperti itu?
Sebagai panduannya, saya akan memakai matrik RACI untuk melihat beban tugas dan tanggung jawab pada karyawan di bagian tersebut.
Sebelumnya saya akan coba kenalkan mengenai matrik RACI.
RACI adalah singkatan dari responsible, accountable, consulted, dan informed. Matrik RACI biasanya dipergunakan sebagai tools untuk mengidentifikasi peran dan tanggung jawab sehingga dapat menghindari kebingungan dalam pembagian peran dan tanggung jawab dalam suatu organisasi. di dalam matrik RACI akan menampilkan penugasan tiap-tiap anggota organisasi untuk masing-masing aktifitas. Penugasan untuk tiap anggota bisa berbeda-beda yang tergantung pada skill dan tanggung jawab yang di bebankan.
Penjelasan masing-masing akronim sebagai berikut:
Akronim dari RACI sendiri berarti :
- Responsible – Anggota yang melakukan penyelesaian suatu tugas atau sebagai pelaksana tugas
- Accountable – Anggota yang berhak membuat keputusan dan mengambil langkah strategis terkait tugas yang ada.
- Consulted – Anggota yang diperlukan umpan balik atau sarannya dan berkontribusi akan kegiatan tersebut
- Informed – Anggota yang perlu mengetahui tindakan dan hasil ataupun keputusan yang telah diambil.
Kegunaan RACI ini untuk organisasi yang kita kelola adalah:
Matrik RACI ini berguna bagi organisasi kita untuk hal-hal berikut ini:
• Matrik RACI menjadi tool untuk melakukan identifikasi beban kerja yang ditugaskan.
• Dengan matrik RACI, kita bisa memastikan bahwa proses tertentu tidak terlalu dominan
• Matrik RACI juga membantu untuk memastikan bahwa anggota baru dijelaskan tentang peran dan tanggung jawab
• Dengan matrik RACI, kita bisa menemukan keseimbangan yang tepat antara garis dan tanggung jawab proyek
• Paparan matrik RACI membantu untuk mendistribusikan kerja antara kelompok untuk mendapatkan efisiensi kerja yang lebih baik
• Matrik RACI bersifat terbuka untuk menyelesaikan konflik dan diskusi
• Matrik RACI akan mendokumentasikan peran dan tanggung jawab orang-orang dalam organisasi.
Selanjutnya mari kita mencoba membuat matrik RACI dari contoh kasus tim POD tadi. Berikut ini adalah langkah-langkah pembuatan matrik RACI
- Mari kita identifikasikan proses dan fungsi pekerjaan yang diinginkan dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi. Setiap proses permasalahan tersebut harus diselidiki dan dipelajari secara komprehensif dan menetapkan objektif atau tujuan yang ingin dicapainya.
- Selanjutnya lakukan identifikasi peran dan fungsi pekerjaan yang harus dilakukan. Identifikasikan juga pihak-pihak yang terkena dampak permasalahan tersebut dan siapa yang harus melakukan pekerjaan tersebut.
- Kemudian tetapkan orang yang akan melaksanakan tugas atau pekerjaan. Manajemen harus menetapkan peran dan tanggung jawab untuk masing-masing individu.
- Langkah selanjutnya adalah identifikasikan orang yang melaksanakan pekerjaan – R (Responsible) dan pihak-pihak yang dimasukan kedalam daftar A (accountable), C (consulted) dan I (informed). Pada matrik RACI ini, hanya ada satu orang/pihak pelaksana. Sedangkan A, C dan I dapat terdiri dari 2 pihak atau lebih.
- Tinjau kembali tugas-tugas tersebut sehingga tidak terjadi penggandaan kerja dan proses.
Berikutnya dari langkah-langkah yang telah disampain, dijadikan matrik RACI berikut ini.
Sumber tentang matrik RACI bisa dibaca pada link berikut ini : https://en.wikipedia.org/wiki/Responsibility_assignment_matrix
