Logistik Control Tower

 Dalam kesempatan ini saya akan mengulas mengenai Logistik Control Tower.

Aktifitas operasional di dalam logistik sangat tergantung pada key person yang menjalankan masing-masing operasi di dalam proses logistik. Jumlah key person akan sangat tergantung pada proses bisnis apakah yang dijalankan oleh perusahaan logistik tersebut. Unit bisnis yang berjalan antara lain: Warehouse, trucking, Freight Forwarding, custom clearence, shipping, cargo dan masih banyak unit bisnis lain yang ada di dalam bisnis logistik.

Setiap aktifitas di dalam unit bisnis logistik berperan untuk mensukseskan dari target yang sudah diterapkan melalui service level agreement. Aktivitas akan dimulai dari perencanaan hingga dilakukan proses eksekusi terhadap perencanaan tersebut.

di dalam cycle perbaikan yang berkelanjutan, diperlukan empat proses untuk memperbaiki aktifitas yang telah dilakukan, antara lain Plan, Do, Check, Action.

Akan tetapi, aktifitas yang terus bertambah akan menjadikan proses Check tidak menjadi prioritas. Salah satu sebabnya adalah yang melakukan proses Check dan action adalah pelaku aktifitas itu sendiri. Maka akan terjadi bias dalam pelaksanaannya. Selain itu proses checking hanya dilakukan secara internal di dalam aktifitas key person itu saja.

Dengan proses checking seperti ini, maka diperlukan suatu tim yang mampu untuk bekerja dengan mengamati dari luar dan melakukan analisa yang lebih mendalam agar mendapatkan analisa perbaikan yang dapat dipakai sehingga perbaikan dapat segera diterapkan.

Tim ini sering dikenal sebagai Control Tower, Tugasnya adalah mengamati setiap aktifitas yang berjalan dalam setiap bisnis logistik,mendata, mencatat dan melakukan perbaikan yang bersifat  menyeluruh tehadap semua unit bisnis.

Tim Control Tower ini juga bisa dipakai sebagai penghubung terhadap customer, karena tugas kerjanya yang melingkupi seluruh unit bisnis.

Beberapa tugas kerja yang ada di dalam logistik control tower antara lain:

Penyediaan Transportasi
• Secara aktif melakukan pencarian alternatif truck jika diperlukan
• melakukan efisiensi
• Melakukan improvisasi terutama berkaitan dengan kualitas dan lingkungan hidup.

Perencanaan
• Merencanakan target waktu dan lead time
• Melakukan koordinasi waktu keberangkatan dan waktu kedatangan.
• Melakukan koordinasi pada permasalahan yang mungkin akan timbul.
• melakukan perencanaan waktu loading.

Monitoring Processes
• monitoring proses booking
• monitoring Transport

Bertanggung jawab terhadap moda transportasi
• Memastikan truk dimuat
• Bertanggung jawab terhadap adanya damage dan loss

Tanggung jawab mengenai kapasitas
• Memastikan bahwa kapasitas tersedia sesuai dengan harga yang telah disepakati

Evaluasi
• Melakukan perhitungan statistik
• Melakukan Analisa
• Memperhatikan terjadinya deviasi, log dan melakukan tindak lanjut terhadap kejadian tersebut.
• Melakukan optimalisasi pada jalur distribusi,

Proses Pembayaran
• Mengecek invoice

Melakukan koreksi terhadap terjadinya deviasi
• bertanggung jawab terhadap kapasitas yang tersisa
• Mencari alternatif rute
• Menginformasikan terhadap pihak terkait

Untuk membantu kinerja dari tim logistik control tower, diperlukan aliran informasi dan data yang akurat dari setiap unit bisnis yang terkait, karena itu penerapan teknologi informasi sangat diperlukan untuk membantu tugas dari tim logistik control tower.