Implementasi Sistem Cloud ERP. Bagaimana penerapannya di industri Supply Chain Management ( SCM ) Indonesia.
Tidak dipungkiri perkembangan teknologi cloud computing saat ini sudah merambah ke berbagai service teknologi Informasi. Salah satu bagian dari service yang ditawarkan dari cloud computing adalah Software as Service atau yang dikenal dengan SaaS.
Apa itu SaaS? dan bagaimana juga SaaS telah berkembang dalam bagian bisnis pengembangan aplikasi ERP? Bagaimana implementasi Sistem Cloud ERP? Apa keuntungan dan hambatan dalam implementasinya. Tulisan ini akan membahas mengenai bagaimana implementasi sistem cloud ERP, juga akan membahas implementasi dan penerapannya di industri supply chain management (SCM) Indonesia.
Trend Cloud Computing
Seperti dalam arti harfiahnya, awan artinya adalah sesuatu yang berada di atas kita. letaknya ada di langit. Karena letaknya yang jauh, awan bisa kita lihat, tetapi hampir tidak pernah kita dapat pegang, kecuali kita berada di atas gunung ataupun menaiki pesawat.
Begitulah cloud computing. Dengan terminologi serupa, cloud computing juga adalah suatu bentuk abstrak dari sistem komputerisasi yang ada. Bentuk service yang diberikan juga beragam. Misalnya ada yang menawarkan Infrastructure as Service (IAS), service yang ditawarkan adalah dalam bentuk hardware ataupun infrastruktur lainnya, misalkan saja processor, memory, storage. Jenis layanan cloud yang lain adalah Platform as Service (Paas), artinya service yang ditawarkan adalah sebuah platform atau sebuah dasar dari aplikasi yang kita jalankan. Misalkan saja sistem operasi windows server, web server. Dan yang ketiga adalah Software as Service (Saas).
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah sistem aplikasi yang berjalan di sebuah platform tertentu. biasanya, aplikasi akan dijalankan dengan data terpusat atau yang dikenal dengan client -server baik berjalan di atas desktop environment ataupun melalui perantaraan sebuah browser.
Akan tetapi, dengan trend cloud computing ini, ada paradigma yang merubah mindset tentang pengelolaan aplikasi ERP.
Sistem ERP biasanya akan diinstalkan ke sebuah server dengan sistem operasi tertentu. Karena ERP tersebut diinstalkan di server milik sendiri, maka ada beban biaya lisensi untuk termin ataupun jumlah user tertentu yang memakai dan dedicated bagi perusahaan itu saja. istilah ini dikenal dengan on-premise ERP.
Mengelola on-premise ERP bukan hal yang mudah
Yes, that’s right. Pengalaman saya dalam mengelola sebuah infrastruktur IT yang mendukung jalannya proses bisnis dalam hal ini ERP bukan hal yang mudah. Benar dalam pengelolaan tersebut, kita bisa merancang sebuah strategi untuk sistem informasi  / IT kita. Kita bisa dengan mudah merujuk pada COBIT dari ISACA, dan framework ini akan sangat banyak membantu dalam melakukan perancangan sebuah environment berskala enterprise.
Akan tetapi semuanya tidak berjalan seperti semudah perencanaan yang dibuat. Kendala yang paling saya rasakan adalah investasi kepada asset baik infrastruktur dan manusianya menjadi besar. Mengapa menjadi besar?
Perkembangan tren teknologi, semisal saja kecepatan akses internet membuat sesuatu yang diinvestasikan pada satu-dua tahun menjadi kuno. Ada kesulitan besar pada hardware yang harus selalu dituntut extend. Selain itu, infratruktur networking membuat saya harus memiliki tenaga ahli dalam networking. Belum lagi untuk server administrator. Di saat ERP diimplementasikan, harus ada lagi pemikiran untuk manajemen ERPnya. di saat lain, saya harus memikirkan firewall, anti virus dan Data Recovery Plannya, yupsss, saya harus mencari backup data center lagi.
Tiba-tiba semua berubah ketika Cloud computing menjadi trend.
Ketakutan di dalam Implementasi Cloud Computing
Ternyata, jalan implementasi cloud computing tidak semulus dan sehalus awan di langit. Ketakutan akan pencurian data lebih besar dari kemudahannya. Bayangkan, saya tinggal memakai layanan IAAS, maka saya sudah tidak perlu server dan ahli jaringan lagi, pakai layanan PAAS, maka saya tidak perlu sistem operasi sendiri dan sudah ada pengelolanya. Nah yang terakhir tinggal pakai SAAS untuk ERPnya.
Yups ketakutannya akan terjadinya bencana pencurian dan kehilangan data menjadi isu terbesar dalam implementasi cloud. Sayangnya sampai saat ini, belum ada standard baku untuk layanan cloud computing. Meskipun kita masih bisa mengacu pada standarisasi yang telah ada saat ini, ISO misalnya.
Implementasi sistem Cloud ERP, solusi Software as Service
ERP sebagai tulang punggung pada bisnis level enterprise juga tidak mau ketinggalan dengan trend ini. nama-nama besar seperti SAP, Microsoft, Oracle sudah bermain diceruk ini. Tentu bukan sekedar hanya ikut meramaikan pertandingan di liga ERP saja. akan tetapi jelas ada potensi pasar yang besar di sana. Pemain-pemain ERP yang bermain di dunia cloud dapat anda lihat di sini.
ERP, Cloud dan on-premise
Kenapa memilih implementasi sistem cloud ERP. Jelas karena tidak mau direpotkan pada urusan membangun infrastruktur, menjaga layanan  harus tetap berjalan selama operasional berjalan. Belum lagi kemudahan pada upgrade pada modul ataupun jumlah user. Bahkan ada yang menerapkan sistem pay as you use. Pelaku bisnis tidak perlu khawatir lagi akan kemandekan bisnis karena sistem ERP tidak berjalan atau down. Investasi lebih murah (ROI) terutama karena tidak ada penurunan nilai pada aset, karena yang kita beli adalah service bukan aset.
wow Cloud ERP menarik sekali bagaimana implementasinya?
Implementasinya cukup mudah, kita tinggal bayar service yang disediakan sesuai kebutuhan kita. setelah itu akan ada training dari penyedia jasanya. Yups cukup mudah, terutama untuk perusahaan yang belum pernah menerapkan ERP.
Kendala terbesar, transisi dari ERP on-Premise ke implementasi Cloud ERP
yups, di sinilah kendala terbesar muncul. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum mengambil keputusan untuk melakukan transisi ke Cloud ERP ataupun dalam merencanakan transisi ke implementasi sistem cloud ERP:
- Terjadinya perubahan pada organisasi, bisa dalam struktur ataupun pola manajemennya. Bahkan jika kita memakai ERP dari vendor yang sama sekalipun, resiko ini tidak akan mungkin hilang dan harus menjadi catatan penting jika akan melakukan transisi ke cloud ERP.
- Implementasi ERP bukanlah perkara yang mudah, ini terjadi di implementasi on-premise ERP maupun juga di cloud ERP. sangat mungkin terjadi jika pada saat transisi ke Cloud ERP, maka akan terjadi re-design, re-strukturisasi dan kesemuanya tersebut memiliki resiko yang tinggi, biaya yang tidak murah juga kemungkinan terjadi kegagalan implementasi. Hal ini harus dijadikan penekanan pada saat transisi.
- hati-hati dengan terjadinya isu resiko hilangnya integrasi data. Pada perusahaan berskala besar, ERP terkadang memiliki integrasi dengan aplikasi lain yang menunjang jalannya bisnis. Harus dilakukan pengecekan kembali terhadap semua keterkaitan dengan aplikasi lain sebelum dilakukan transisi.
dan bagaimana implementasi Cloud ERP di Indonesia?
Inilah yang akan menjadi akhir tulisan ini. Dengan segala kemudahannya, maka implementasi sistem Cloud ERP jelas merupakan pilihan yang sangat bagus baik bagi perusahaan start up maupun yang berskala enterprise. Kendala terbesar pada implementasi sistem Cloud ERP di Indonesia adalah infrastruktur internet yang belum baik, dalam artian bandwith yang terbatas yang menyebabkan harga sewa bandwith menjadi tinggi. Jaringan internet pun belum menyebar secara luas di seluruh wilayah Indonesia. Maka pilihannya jelas, jika belum punya ERP, seluruh site terkoneksi dengan internet yang baik dan harga sewa bandwith tidak menjadi isu, maka berinvestasilah ke Coud ERP.
