Buat Anda yang saat ini akan melakukan implementasi Warehouse Management System (WMS) tentu sudah melakukan berbagai perencanaan agar implementasi berjalan dengan sempurna. Dalam tulisan ini saya mau membagikan beberapa hal yang bisa anda jadikan referensi ketika akan implementasi warehouse management system di tempat anda.
Definisi Warehouse Management System (WMS)
Sebelum melangkah lebih jauh, mari kita simak terlebih dahulu mengenai definis dari WMS. APICS memberikan definisi WMS sebagai berikut:
A computer application system designed to manage and optimize workflows and the storage of goods within a warehouse. These systems often interface with automated data capture and enterprise resources planning systems.
Dari definisi APICS ini secara gamblang kita dapatkan bahwa WMS merupakan sebuah sistem komputer yang akan mengelola proses dan penyimpanan barang di gudang.
Memulai Project WMS
Pengelolaan gudang adalah bagian penting dari supply chain management. Di dalamnya kita bisa melakukan manajemen inventori. Secara karakter, mengelola gudang sendiri ataupun gudang publik ataupun jenis-jenis gudang lainnya memilki cara pengelolaan tersendiri.
Memilih menggunakan warehouse management system (WMS) adalah salah satu pilihan terbaik ketika mengelola sebuah gudang. Beberapa alasan menggunakan WMS antara lain menginginkan kenaikan akurasi inventory, menaikkan akurasi pengiriman, mengurangi waktu replenishment, WMS diharapkan mampu menangani volume order transaksi untuk masa 5 tahun mendatang. Selain itu harapan dari sisi karyawan maupun pelanggan adalah sistem ini mampu meningkatkan kepuasan misalnya dengan meningkatnya produktifitas yang dibarengi dengan aktivitas yang efisien dan efektif.
Proses selanjutnya untuk memulai project WMS adalah menentukan siapa yang akan membangun WMS tersebut. Ada beberapa pilihan, mulai dari in-house atau menggunakan jasa konsultan pengembang perangkat lunak.
Namun yang terpenting adalah tim internal anda. Mengapa demikian? Karena tim internal yang paling mengerti proses tersebut. Pastikan untuk membentuk tim ini terlebih dahulu yang nantinya akan masuk ke dalam tim desain WMS.
Di sisi lain ada beberapa yang memilih menggunakan WMS yang sudah jadi dan tinggal digunakan. Namun biasanya solusi yang ditawarkan bersifat umum. Jika scope WMS masih bisa mengelola proses bisnis di gudang anda, maka anda boleh menggunakan WMS yang sudah jadi tersebut. Namun jika dirasa kompleksitasnya masih kurang, maka sebaiknya membangun atau melakukan kustomisasi.
Saatnya Implementasi Warehouse Management System
Jika WMS sudah selesai dibangun maka saatnya untuk melakukan implementasi WMS. Ada beberapa hal yang bisa anda siapkan untuk implementasi WMS ini:
- Ketika melakukan implementasi WMS, pastikan melakukan pelatihan yang bersifat intensif. Untuk karyawan yang berkaitan langsung dengan implementasi WMS, tarik dari pekerjaan harian mereka agar lebih fokus pada pelatihan dan implementasi WMS. Dengan demikian mereka dapat lebih terbuka dan mampu mendapatkan gambaran umum dari WMS tersebut.
- Tunjuk mentor. Jika tidak ada dari internal, anda bisa menggunakan jasa konsultan yang memiliki pengetahuan baik tentang WMS dan mampu menjadi pengajar yang baik.
- Bagi yang berkaitan dengan implementasi WMS, pastikan untuk memiliki semua materi tentang WMS tersebut. Dan yang tidak kalah penting adalah adanya ruang untuk melakukan ujicoba langsung terhadap WMS tersebut. Biasanya, akan ada aplikasi versi testing yang bisa digunakan untuk ujicoba.
- Akan ada beberapa orang yang akan memegang akun penting misalnya untuk akun yang diberikan privilege sebagai WMS Administrator ataupun WMS Super user. Pastikan untuk memberikan pelatihan yang lebih kepada akun yang memiliki privilege ini. Selain itu, dorong mereka juga untuk bisa ikut mengembangkan WMS tersebut di masa-masa mendatang.
