Tugas dari bagian HRD (Human Resource Departement) pada sebuah instansi di antaranya adalah melakukan pengelolaan sumber daya manusia dari instansi tersebut. Termasuk di dalamnya adalah mengontrol kewajiban dari karyawan dan memberikan haknya, serta mengembangkan sumber daya manusia tersebut. Beberapa tugas HRD berkaitan secara administratif mulai dari pendataan karyawan, pencatatan absensi hingga penggajian. Dengan kompleksitas tugas administratif tersebut, bagian HRD memerlukan software untuk HRD yang dapat meningkatkan kinerja HRD.
Pada tulisan ini kita akan membahas mengenai beberapa software yang dibutuhkan bagian HRD pada suatu instansi. Software yang akan dipaparkan adalah merupakan software utama yang harus dimiliki oleh bagian HRD. Berikut ini adalah 4 software untuk HRD yang dapat diimplementasikan pada suatu instansi, antara lain:
1. Software Data Karyawan
Software data karyawan ini digunakan untuk melakukan pencatatan berbagai data yang berkaitan dengan data karyawan, mulai dari pencatatan profil karyawan, jabatan atau golongan, departemen karyawan serta berbagai data yang dibutuhkan dan berkaitan dengan karyawan.
Data karyawan ini diperlukan agar bagian HRD mampu melakukan pemetaan profil karyawan mulai dari tingkat pendidikan hingga lama bekerja. Nantinya profil ini dapat digunakan sebagai dasar analisa untuk melakukan pengangkatan jabatan hingga peningkatan gaji dari setiap karyawan.
2. Software Absensi
Software absensi ini berkaitan dengan pencatatan data kehadiran dari masing-masing karyawan. Biasanya software absensi akan terhubung langsung dengan mesin absensi seperti misalnya mesin fingerprint. Di dalam software absensi tersebut akan dilakukan pengolahan data kehadiran karyawan dan hasilnya dipergunakan untuk memantau kinerja karyawan melalui kehadiran di tempat kerja dan ketepatan kedatangan pada masa jam kerja.
Software absensi ini juga bisa digunakan untuk membantu melakukan pengelompokan jam masuk karyawan. Fitur ini terutama digunakan pada instansi yang menerapkan pola pembagian jam kerja.
3. Software Payroll
Software payroll dipergunakan untuk melakukan pengelolaan terhadap hak-hak karyawan berupa gaji, tunjangan, lembur maupun reimbursement. Untuk memilih software payroll yang tepat harus disesuaikan dengan pola payroll yang selama ini sudah dilakukan di instansi masing-masing. Pastikan juga jika software payroll tersebut sudah mendukung untuk perhitungan dan pelaporan BPJS karyawan serta PPH 21 untuk masing-masing karyawan.
Saat ini sudah banyak software payroll yang ditawarkan, termasuk juga software payroll online yang praktis karena tidak memerlukan instalasi di komputer kerja dan implementasinya juga cepat.
4. Software Pengelolaan Kinerja Karyawan
Salah satu alat ukur dari kemajuan sebuah instansi adalah dengan melihat produktifitas pada karyawan yang tinggi. Oleh sebab itu, bagian HRD harus mampu melakukan pengelolaan kinerja karyawan untuk menunjang produktifitas dari masing-masing karyawan. Setiap karyawan ataupun departemen biasanya sudah memiliki standarisasi penilaian kinerja atau yang lebih dikenal dengan KPI (Key Performance Indicator). Dengan dasar acuan KPI tersebut, maka penilaian kinerja masing-masing karyawan dapat dilakukan.
Tentunya, agar bagian HRD dapat melakukan pengelolaan kinerja ini diperlukan suatu alat bantu berupa software yang digunakan untuk melakukan pengelolaan kinerja karyawan. Nantinya dari software pengelolaan kinerja ini akan menghasilkan sebuah laporan informasi yang dapat digunakan sebagai dasar untuk melakkan analisa terhadap kinerja karyawan dan akan berhubungan dengan pemberian reward maupun punishment.
Demikian tadi adalah bahasan mengenai 4 software yang harus dimiliki oleh HRD. Dengan 4 software ini, maka kinerja HRD dalam melakukan pengelolaan karyawan dapat terbantukan. Semoga informasi ini bisa berguna.
